Das papierlose Büro – Digitalisierung im Büroalltag

Der Papierverbrauch in Deutschland nimmt kontinuierlich zu. Trotz der Digitalisierung und elektronischen Dokumentenmanagementsystemen ist der Verbrauch so hoch wie in Südamerika und Afrika zusammen, wie der WWF berichtet.

In Büros wird viel aus Gewohnheit gedruckt, wie zum Beispiel auch viele E-Mails, um diese gegebenenfalls mit Notizen zu versehen. Oftmals jedoch landen diese Ausdrucke unbearbeitet im Papierkorb.

Viele sehen diese Probleme, befürchten jedoch, dass eine Umstellung auf das papierlose Büro mit viel Aufwand und hohen Kosten verbunden ist. Zusätzlich müssen Arbeitsabläufe verändert oder angepasst werden. Das schreckt die meisten Unternehmen ab. Trotzdem sollte man die Kosten vergleichen und den Aufwand einer weiteren Digitalisierung des Arbeitsplatzes individuell betrachten. Meist lohnt sich die Umstellung sehr schnell und das papierlose Büro wird zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Es gibt viele verschiedene Maßnahmen um sich dem papierlosen Arbeiten zu nähern:

  • Eine digitale Ablage mit einem durchdachten Ordner-System, vielleicht auch in Form eines Dokumentenmanagementsystems, erleichtert die Suche nach Dokumenten. Mit OCR (Optical Character Recognition) werden die Textinhalte von Dateien erkannt und können ebenfalls zur Suche verwendet werden.
  • Einer der wichtigsten Punkte ist ein regelmäßiges und sicheres Backup der Dateien und eine Versionierung, damit im Fall eines unbeabsichtigten Löschens oder Veränderns Dokumente durch die Sicherung wiederhergestellt werden können.
  • Für die Digitalisierung vorhandener Dokumente lohnt sich oftmals die Investition in einen leistungsfähigen Scanner – dieser muss nicht teuer sein, sollte aber auf die konkreten Anforderungen zugeschnitten sein. Gerne hilft Ihnen das Team von be-solutions bei der Auswahl.
  • Vollgeschriebene und unübersichtliche Notizzettel können durch Tablets oder Laptops ersetzt werden. Hier lassen sich auch To-Do-Listen verwalten und das Austauschen von Mitschrieben und Skizzen mit Kollegen oder Projektpartnern erfolgt unkompliziert mit ein paar Klicks.
  • Halten Sie Ihren Briefkasten leer. Viele Zeitungen oder Zeitschriften können digital abonniert werden. Nach Absprache mit Partnern oder Lieferanten kann ebenfalls die Übermittlung von Angeboten und Rechnungen in digitaler Form erfolgen.

Die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht, Zugriffsmöglichkeiten und zu den Archivierungssystemen sollten bei der Umsetzung der Maßnahmen immer beachtet werden. Ein paar Dokumente müssen zum Beispiel für das Finanzamt in Originalform aufbewahrt werden.

Das papierlose Arbeiten bringt sehr viele Vorteile mit sich. Der Faktor Umweltschutz ist einer der größten und wichtigsten. Zusätzlich reduziert das moderne Unternehmen auch die Kosten für Drucker, Toner und Papier – nicht zu vergessen ist auch der eingesparte Platz für die Aktenordner.

Wird zum Beispiel eine Private-Cloud für die Speicherung der Dokumente verwendet, sind die Daten jederzeit und überall verfügbar. Dadurch wird der Arbeitsplatz flexibel und die Kommunikation deutlich vereinfacht.

Zusätzlich lassen sich viele Prozesse im Unternehmen durch Digitalisierung verbessern und vereinfachen. Dadurch kann kostbare Zeit gespart und Ressourcen besser genutzt werden.

Falls einem der Aufwand für ein komplett papierloses Büro im ersten Moment zu hoch erscheint, kann man auch mit kleinen Änderungen beginnen und somit Zeit und damit Geld einsparen. Im Hinblick auf die Umwelt sollte immer „Think before you print“ gelten.

Haben Sie noch weitere Fragen zum papierlosen Büro und welche Möglichkeiten konkret für Ihr Unternehmen sinnvoll sein können? Das Team von be-solutions hilft Ihnen gerne weiter. Füllen Sie einfach unser Kontaktformular aus und in Kürze wird sich einer unserer Kollegen mit Ihnen in Verbindung setzen.

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