Online-Meetings – die großen Bücherwände oder vorgefertigten Hintergründe des jeweiligen Videokonferenzdienstes.
Ja, so langsam kann man es nicht mehr sehen. Die nun seit mehr als einem Jahr herrschende Pandemie-Situation hat jedoch gezeigt, dass verteiltes Arbeiten in vielen Berufen möglich ist. Ein elementar wichtiger Punkt davon ist die Kommunikation. Videokonferenzdienste sind mittlerweile zum zentralen Kommunikationsmittel für das verteilte Arbeiten und essenziel für den Arbeitsalltag vieler Unternehmen geworden. Um ortsunabhängig Besprechungen abzuhalten, braucht man jedoch das richtige Equipment, die geeigneten Tools und eine gute Absicherung.
Um produktiv arbeiten zu können, braucht man dafür natürlich erst einmal die nötigen technischen Mittel. Wichtig ist daher die grundlegende Ausstattung, wie ein Laptop mit einer qualitativ ordentlichen Kamera. Zudem idealerweise ein Headset oder Ähnliches, um über eine vernünftige Sprachqualität zu verfügen. Dinge wie eine Maus, Docking-Station und weitere Bildschirme sind um zu telefonieren zwar nicht essenziell wichtig, für eine professionelle Arbeitsweise jedoch sehr förderlich.
Ein qualitatives Equipment ist zwar sehr wichtig, aber nicht das alleinige Allheilmittel. Ohne einen Motor könnte auch das schönste Auto nicht fahren. Denn es braucht nicht nur eine gute Karosserie, „unter der Haube“ muss auch etwas drin sein. Das heißt die beste technische Ausstattung bringt nichts, wenn keine geeignete Konferenzplattform/Software zur Verfügung steht oder man sich nicht in Konferenzen einwählen kann.
Es gibt viele verschiedene Videokonferenzdienste. Ihre Funktionsvielfalt geht dabei meist weit über die reine Ton- und Bildübertragung hinaus. Denn neben den klassischen Online-Meetings sind auch oftmals Chat- und Telefoniefunktionen und die Möglichkeit zum Datenaustausch gegeben. Für viele Unternehmen sind diese Tools nicht nur „nice to have“, sondern wichtige Funktionalitäten für ein professionelles Arbeiten. Bestimmte Anwendungen sind zudem über Schnittstellen optimal an weitere schon im Unternehmen verwendete Tools anbindbar. Oft können andere Programme wie zum Beispiel Sharepoint oder Skype for Business/Microsoft Teams integriert werden.
Mit der steigenden Komplexität und den erweiterten Funktionen der Tools, gehen jedoch – wie bei jeder Art des Datenaustauschs – Risiken für die Informationssicherheit einher.
Ein wichtiger aber noch oft unterschätzter Faktor beim Videoconferencing ist die Sicherheit. Um auf die Metapher des Autos zurückzukommen, muss ein Auto nicht nur gut aussehen oder einen sportlichen Motor besitzen, sondern benötigt auch ein gut auf die Anforderungen abgestimmtes Sicherheitssystem.
Klar, niemand möchte, dass die vertraulichen Informationen, die man in den Konferenzen austauscht, von unbefugten Dritten mitgehört oder mitgelesen werden. Diese modernen Systeme dienen jedoch, wie bereits erwähnt, nicht nur der Kommunikation, sondern unter anderem auch dem gemeinsamen Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten. Bei der Nutzung solcher Dienste entstehen Risiken für die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der übertragenen Daten.
Dass das Thema enorm relevant und präsent ist, zeigt die Veröffentlichung eines Mindeststandards für sichere Videokonferenzen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Cyber-Sicherheit/Themen/Kompendium-Videokonferenzsysteme.pdf?__blob=publicationFile&v=2. Unternehmen sollen damit vor Risiken besser abgesichert sein. Grund für die Veröffentlichung des Kompendiums ist die durch die Corona-Pandemie erheblich zugenommene Nutzung von Videokonferenzlösungen in Verwaltung und Wirtschaft. In der Veröffentlichung werden die verschiedenen Arten von Videokonferenzsystemen beschrieben und die spezifische Gefährdungslage dargestellt. Zudem werden im Kompendium umfassende Sicherheitsanforderungen formuliert, die eine sichere Nutzung von Videokonferenzdiensten ermöglichen. Es hilft Anwendern und Betreibern dabei, den gesamten Lebenszyklus organisationsinterner Videokonferenzsysteme sicher zu gestalten, von der Planung über Beschaffung und Betrieb bis hin zur Notfallvorsorge und Aussonderung.
Viele Anwender sind quasi „über Nacht“ in die Situation versetzt worden, ihren Arbeitsalltag über Konferenzsysteme zu bewerkstelligen. Gerade das Thema der Risikobetrachtung ist oftmals nachrangig behandelt worden, da die schnelle Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit bei vielen Unternehmen höchste Priorität hatte. Aber es ist dringend notwendig, an dieser Stelle nachzulegen und ein ganzheitliches Arbeiten sicherzustellen: Wirtschaftlicher Erfolg durch den geschickten Einsatz von Konferenzlösungen und nachhaltiges Fortbestehen der Unternehmung durch sicheres Arbeiten.
Kontaktieren Sie uns jetzt für ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch und kommunizieren und arbeiten Sie abgesichert: +49 89 1894162-0!
Klicken Sie sich gerne durch unsere Produkte und Dienstleistungen.
Abonnieren Sie uns auch auf LinkedIn, Instagram und Facebook und lesen Sie spannende Beiträge über Lösungen für die Welt der Technik.